Hallo,
na denn und schöne Grüße
mfg
Ria
Sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
Festlegen von Standardeinstellungen der AutoArchivierung für alle Microsoft Outlook-Ordner
Die AutoArchivierung ist standardmäßig aktiviert. Sie können jedoch deren Standardeinstellungen ändern.
Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Weitere.
Klicken Sie auf AutoArchivierung.
Legen Sie bei aktiviertem Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage fest, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.
Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.
Um die Änderungen für alle Ordner zu übernehmen, klicken Sie auf Einstellungen auf alle Ordner anwenden. Benutzerdefinierte Archivierungseinstellungen für einzelne Ordner werden dadurch überschrieben.
Anmerkung Wenn Sie die unter Alte Elemente verschieben nach aufgeführte Archivdatei ändern, wird sie für alle Ordner geändert, die die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung verwenden.
Festlegen von Einstellungen der AutoArchivierung für einzelne Outlook-Ordner
Klicken Sie im Menü Gehe zu auf Ordnerliste, und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Ordner, für den Sie Eigenschaften festlegen möchten. Klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.
Klicken Sie auf die Registerkarte AutoArchivierung.
Legen Sie fest, ob Sie den Ordner archivieren möchten, und ob Sie in diesem Fall die Standardeinstellungen für die AutoArchivierung oder Ihre eigenen Einstellungen verwenden möchten.
Um die Archivierung in einer anderen Datei als der standardmäßig vorgesehenen vorzunehmen, geben Sie im Feld Alte Elemente verschieben nach einen anderen Dateinamen ein. Beim nächsten Mal, wenn die AutoArchivierung an diesem Ordner ausgeführt wird, erstellt Outlook automatisch die neue Archivdatei für die Elemente in diesem Ordner.
Manuelles Archivieren von Elementen
Klicken Sie im Menü Datei auf Archivieren.
Geben Sie an, ob alle Ordner unter Verwendung ihrer AutoArchivierungseinstellungen archiviert werden sollen (d. h., den Standardeinstellungen bzw. den Einstellungen, die für jeden einzelnen Ordner angegeben wurden) oder ob ein einzelner Ordner unter Verwendung der in diesem Dialogfeld angegebenen Option archiviert werden soll.
Anmerkung Um die Archivierung in einer anderen Datei als der standardmäßig vorgesehenen vorzunehmen, geben Sie im Feld Archivdatei einen anderen Dateinamen ein. Outlook erstellt für Elemente in dem ausgewählten Ordner automatisch eine neue Archivdatei.
Informationen über das Sichern oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung
Die Größe Ihres Microsoft Outlook-Postfachs steigt, wenn Sie Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) erstellen und empfangen. Damit das Postfach verwaltbar bleibt, benötigen Sie einen anderen Speicherplatz (ein Archiv), in dem die alten, zwar wichtigen, aber selten verwendeten Elemente gespeichert werden. Sie benötigen ebenfalls eine Möglichkeit, diese alten Elemente an den Archivspeicherort zu verschieben und Elemente zu löschen, deren Inhalt abgelaufen und nicht mehr gültig ist. Die AutoArchivierung erledigt diese Vorgänge für Sie.
Die AutoArchivierung ist standardmäßig aktiviert und wird in geplanten Intervallen automatisch ausgeführt, wobei alte und abgelaufene Elemente aus den Ordnern gelöscht werden. Alte Elemente sind Elemente, die das angegebene Archivierungsalter erreicht haben. Sie können Elemente, wie z. B. die ursprünglich empfangene E-Mail-Nachricht mit den Zielen eines Ihnen zugewiesenen Projekts, einschließen. Abgelaufene Elemente sind Nachrichten- und Besprechungselemente, deren Inhalt nach einem bestimmten Datum nicht mehr gültig ist, wie z. B. eine Besprechung, die vor vier Monaten stattgefunden hat, im Kalender aber immer noch angezeigt wird. Obwohl ein Ablaufdatum optional ist, können Sie es beim Erstellen des Elements oder zu einem späteren Zeitpunkt definieren. Bei Ablauf eines Elementes steht dieses nicht mehr zur Verfügung und wird durchgestrichen angezeigt.
Verarbeitung von Elementen bei der AutoArchivierung
Die AutoArchivierung kann für Elemente in einem Ordner eine oder beide der folgenden Aktionen ausführen: Abgelaufene Elemente endgültig löschen bzw. alte Elemente löschen oder in einer Archivdatei archivieren. Bei der Archivdatei handelt es sich um einen speziellen Typ von Datendatei. Bei der ersten Ausführung der AutoArchivierung erstellt Outlook die Archivdatei automatisch an dem folgenden Speicherort:
C:\Dokumente und Einstellungen\IhrBenutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Die Ordner Local Settings bzw. Lokale Einstellungen sind eventuell verborgen, wenn sie nicht angezeigt werden. Weitere Informationen zum Anzeigen verborgener Ordner finden Sie in der Hilfe zu Microsoft Windows.
Nachdem Outlook die Elemente zum ersten Mal archiviert hat, können Sie in der Outlook-Ordnerliste in Ordner archivieren direkt auf die Elemente in der Datei zugreifen. Wenn Sie möchten, können Sie für einzelne Ordner getrennte Archivdateien verwenden.
Wenn Sie Ordner archivieren öffnen, stellen Sie fest, dass Outlook die vorhandene Ordnerstruktur beibehält. Wenn sich der Ordner, den Sie archivieren möchten, in einem übergeordneten Ordner befindet, wird dieser übergeordnete Ordner in der Archivdatei erstellt, während die in dem übergeordneten Ordner vorhandenen Elemente jedoch nicht archiviert werden. Auf diese Weise wird eine identische Ordnerstruktur zwischen der Archivdatei und Ihrem Posteingang aufrechterhalten. Ordner bleiben nach der Archivierung am ursprünglichen Speicherort erhalten, auch wenn sie zunächst leer sind. Sie arbeiten mit den Elementen genauso wie mit den Elementen in Ihrem Hauptpostfach. Wenn archivierte Elemente zurück in das Hauptpostfach verschoben werden sollen, können Sie alle Elemente aus der Archivdatei in die ursprünglichen Ordner oder in andere Ordner importieren bzw. einzelne Elemente manuell verschieben oder kopieren.
Ändern der Funktionsweise der AutoArchivierung
Es gibt zwei Gruppen von Einstellungen für die AutoArchivierung: globale Einstellungen und ordnerspezifische Einstellungen. Die globalen Einstellungen, so genannte Standardeinstellungen, bestimmen, ob die AutoArchivierung überhaupt ausgeführt wird, und wie die Elemente in allen Outlook-Ordnern (außer Kontakte, für den keine AutoArchivierung durchgeführt wird) standardmäßig verarbeitet werden. Die ordnerspezifischen Einstellungen überschreiben die Standardeinstellungen, so dass Sie für einzelne Ordner eine andere AutoArchivierung durchführen können. Geben Sie für einen bestimmten Ordner keine AutoArchivierungs-Einstellungen an, wird der Ordner nicht archiviert. Die Standardeinstellungen und die ordnerspezifischen Einstellungen gelten nur für das aktuelle Postfach. Wenn Sie möchten, können Sie Elemente auch manuell archivieren.
Firmenaufbewahrungsrichtlinien
Zusätzlich zu den Einstellungen für die AutoArchivierung können Elemente in Ihrem Postfach auch Aufbewahrungsrichtlinien unterliegen, die Ihre Firma erzwingt. Aufbewahrungsrichtlinien fordern die Benutzer dazu auf, Dokumente und Elemente lediglich für einen festen Zeitraum, der durch die Firmenrichtlinie definiert wird, aufzubewahren. Diese Richtlinien haben Vorrang vor den Einstellungen für die AutoArchivierung.
Problembehandlung beim Sichern und Löschen mit AutoArchivierung
Beim Klicken auf Archivordner in der Ordnerliste wird eine Meldung angezeigt.
Die Archivdatei wurde möglicherweise verschoben, umbenannt oder gelöscht.
Suchen Sie auf der Festplatte nach der Datei, falls sie verschoben wurde. Eine Archivdatei hat standardmäßig die Erweiterung PST. Falls die Datei fehlt, suchen Sie nach dem Dateinamen ohne Erweiterung, da die Datei möglicherweise über keine Erweiterung oder eine andere Erweiterung verfügt. Verschieben Sie die Datei wieder an ihren ursprünglichen Speicherort, sobald Sie sie gefunden haben.
Wenn die Datei umbenannt wurde, klicken Sie in Microsoft Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf die Datei, dann im Kontextmenü auf Umbenennen, und geben Sie dann den ursprünglichen Namen der Datei wieder ein.
Falls die Datei gelöscht wurde, prüfen Sie im Papierkorb, ob sie dort vielleicht noch vorhanden ist. Wenn Sie sie dort nicht mehr finden können, klicken Sie in Microsoft Outlook im Menü Datei auf Archivieren. Oder klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, auf die Registerkarte Weitere und dann auf AutoArchivierung. Geben Sie die gewünschten Optionen an. Hiermit wird eine neue Archivdatei erstellt, die jedoch keine zuvor archivierten Elemente enthält.
In der Ordnerliste wird Archivordner nicht angezeigt.
Möglicherweise wurde die Einstellung zum Anzeigen von Archivordner deaktiviert. Sie können sie jedoch wieder aktivieren.
Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Weitere.
Klicken Sie auf AutoArchivierung.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Archivordner in Ordnerliste anzeigen.
Der Ordner wird erst in der Ordnerliste angezeigt, wenn die AutoArchivierung das nächste Mal ausgeführt wird.
Sie haben die AutoArchivierung aktiviert, es werden jedoch keine Elemente archiviert oder gelöscht.
Möglicherweise haben Sie die AutoArchivierung für einen einzelnen Ordner aktiviert, nicht jedoch die globale Einstellung für die AutoArchivierung. Um die globale Einstellung zu aktivieren, klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, klicken Sie auf die Registerkarte Weitere und dann auf AutoArchivierung. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle x Tage aktiviert ist, und Sie die Anzahl von Tagen angegeben haben.
Microsoft Word-Dokumente und andere Microsoft Office-Dateitypen werden nicht archiviert oder gelöscht.
Microsoft Outlook kann Dateien nur archivieren, wenn sie in Outlook-Ordnern und nicht in Dateiordnern auf der Festplatte gespeichert sind. Handelt es sich bei den Dateien um Anlagen einer E-Mail-Nachricht oder eines anderen Outlook-Elements, archiviert Outlook die Dateien.
Sie können die AutoArchivierung nicht deaktivieren.
Steht das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle x Tage im Dialogfeld AutoArchivierung nicht zur Verfügung, wurde es eventuell vom Systemadministrator deaktiviert, damit Aufbewahrungsrichtlinien erzwungen werden können.
Sie können nicht mehrere Ordner zum Archivieren auswählen.
Wenn die AutoArchivierung aktiviert wird, gelten für alle Ordner die Standardeinstellungen. Sie können für jeden einzelnen Ordner andere Archivierungseinstellungen angeben.
Ein leerer Ordner wird nach dem Archivieren der darin enthaltenen Elemente nicht gelöscht.
Beim Archivieren werden die ursprünglichen Elemente in die Archivdatei verschoben, die ursprünglichen Ordner bleiben jedoch erhalten, auch wenn die Ordner leer sind. Um den leeren Ordner zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf Ordnername löschen.
Beim Versuch, Elemente zu archivieren, erhalten Sie eine Meldung über eine Dateigrößenbegrenzung.
Möglicherweise trifft eine der folgenden Bedingungen zu:
Sie versuchen, Elemente in einer Datei auf einem Server zu archivieren, auf dessen Festplatte nicht mehr genügend freier Speicher zur Verfügung steht. Wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator.
Sie archivieren Elemente in einer Datei auf Ihrer Festplatte, und auf dieser steht nicht mehr genügend freier Speicher zur Verfügung. Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien, um Festplattenspeicher freizumachen.
Sie haben die Dateigrößenbegrenzung überschritten, die seitens des Systemadministrators festgelegt wurde. Wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator.
Einige Elemente werden nicht wie erwartet archiviert.
Beim Archivieren von Elementen im Ordner Kalender werden Serienelemente nicht archiviert, wenn Aufgaben nach dem Archivierungsdatum geplant wurden. Alte Aufgaben einer Elementserie im Ordner Kalender werden benötigt, um für zukünftige Aufgaben nachverfolgbar zu sein.
Wenn ein Ordner bei der Auswahl des Ordners für die AutoArchivierung Elemente enthält, die geändert wurden, werden die Elemente anhand des Änderungsdatums archiviert, nicht anhand des Erstellungsdatums.
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Archivieren mit Outlook 2003. Eine Frage dazu...
